Wanneer sprake is van een huurachterstand (of meer in het algemeen, wanneer een schuldeiser een vordering heeft), dan zal de huurder gesommeerd worden. Doorgaans wordt dan ook aanspraak gemaakt op rente en kosten. Met betrekking tot het vorderen van (buitengerechtelijke) incassokosten gaat er nog wel eens iets mis. Hoe zit het ook alweer?
De buitengerechtelijke incassokosten kunnen worden gegrond op artikel 6:96 lid 6 BW, dat luidt als volgt:
"De vergoeding (...) kan indien de schuldenaar een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, eerst verschuldigd worden nadat de schuldenaar (...), vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na aanmaning."
Als de verhuurder aanspraak wil maken op buitengerechtelijke kosten, dan moet hij hiervoor dus sommeren (de wet spreekt van aanmanen). De sommatiebrief moet dan wel aan bepaalde eisen voldoen. Het hof Den Haag heeft recent, bij arrest van 26 september 2017 een strenge uitspraak gedaan ten aanzien van een sommatiebrief die niet aan de vereisten voldeed. Daarbij heeft het hof aanknoping gezocht bij een arrest van de Hoge Raad van 25 november 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704). Hierna volgt een korte uitleg van de uitspraak, waarna ik puntsgewijs een opsomming geef van de ingrediënten van de sommatiebrief.
De uitspraak van het hof Den Haag van 26 september 2017 - onder verwijzing naar het arrest van de Hoge Raad van 25 november 2016
Sprake was van een huurachterstand. Gevorderd was een bedrag van € 124,81 aan buitengerechtelijke kosten. De sommatiebrief van de schuldeiser vermeldde dat het verschuldigde "binnen 16 dagen na heden" moest worden betaald bij gebreke waarvan buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zouden zijn. De in deze brief gestelde termijn (16 dagen na datering van de brief) voldoet niet aan het wettelijke vereiste dat de ontvanger van de aanmaning een termijn moet worden gegund van veertien dagen, aanvangend de dag na ontvangst van de brief. Enkel om deze reden is de vordering tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten afgewezen.
De wet spreekt namelijk over een termijn van veertien dagen "aanvangende de dag na aanmaning", waarbij de wet uitgaat van de ontvangsttheorie: de termijn gaat niet lopen vanaf de datum van verzending van de sommatiebrief, maar vanaf de dag na ontvangst van de brief. Dat strookt met de bedoeling van de wetgever, dat de schuldenaar in ieder geval de volle veertien dagen de gelegenheid heeft het verschuldigde bedrag te betalen zonder dat incassokosten verschuldigd worden.
De vermelding dat moet worden betaald "binnen 14 dagen na heden" of "binnen 14 dagen na verzending van deze brief" is in strijd met de eis dat de schuldenaar in ieder geval een betalingstermijn van veertien dagen, aanvangende de dag na ontvangst van de aanmaning, gegeven moet worden. De Hoge Raad heeft aangegeven dat het schuldeisers vanzelfsprekend vrijstaat, mede ter voorkoming van het risico dat de aanmaning vanwege een onzuivere formulering zonder gevolgen blijft, een langere termijn dan de wettelijke termijn van veertien dagen te geven. Terug naar de uitspraak van het hof, waar de schuldeiser een termijn had gegeven van "binnen 16 dagen na heden". De fout zit dus niet in die zestien dagen, maar in het 'na heden'.
De schuldeiser moet kunnen bewijzen dat en op welke dag de schuldenaar de '14 dagen brief' op zijn laatst heeft ontvangen. Een aangetekende brief met bericht van ontvangst biedt derhalve de meeste zekerheid.
De ingrediënten van een goede sommatiebrief
Naast een eventuele verwijzing naar facturen, de overeenkomst en eventuele gesprekken, moet een sommatiebrief in ieder geval het volgende bevatten:
Tot slot
Een onjuist vermelde termijn kan niet gerepareerd worden door in een aanvullende brief nog een extra betalingstermijn van bijvoorbeeld een week of tien dagen te geven. Wel is het zo dat de schuldenaar bij overschrijding van de 14 dagen termijn, ook al is dat slechts met één dag, de incassokosten verschuldigd wordt.
De maximale hoogte wordt berekend overeenkomstig de in het "Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten" neergelegde forfaitaire methodiek die los staat van daadwerkelijk door de schuldeiser verrichtte incassohandelingen[1]. Via bijvoorbeeld www.incassokostenberekenen.nl kunt u het forfaitaire bedrag eenvoudig berekenen.
Ook wanneer de schuldenaar voor het verstrijken van de 14 dagen termijn slechts een deel van het door hem verschuldigde betaalt, is hij een forfaitaire vergoeding voor incassokosten verschuldigd, echter niet het volledige bedrag waarvoor hij aanvankelijk was gesommeerd. Hij is incassokosten verschuldigd over het deel van de hoofdsom dat hij niet tijdig heeft betaald. De hoogte van de forfaitaire vergoeding is immers afhankelijk van de hoogte van de vordering, en door de deelbetaling bestaat de vordering niet meer in de omvang waarop de in de 14 dagen brief vermelde incassokosten vergoeding was gebaseerd.
Voor meer informatie of advies over dit onderwerp of voor een screening van uw standaard model sommatiebrief, kunt u contact opnemen met Renate van der Hoeff (tel: 010 – 750 44 75 of e-mail rh@thladvocaten.nl).
